Protocolo para el Funcionamiento de la Directiva de Padres y Apoderados “1° MEDIO C”

1. Conformación de la Directiva:

   • Elección de Cargos: La directiva se elige democráticamente mediante votación secreta cada año.
   • Cargos Principales: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Delegado de Deportes, Pastoral y Cultura.

2. Reuniones de la Directiva:

   • Frecuencia: Se realizan reuniones ordinarias mensuales y extraordinarias cuando sea necesario.
   • Convocatoria: La convocatoria debe realizarse con al menos 7 días de antelación.
   • Quórum: Para la toma de decisiones, debe haber un quórum mínimo del 50% más uno de los miembros de la directiva (4 integrantes de acuerdo).

3. Toma de Decisiones:

   • Votaciones Importantes: Las decisiones importantes se toman por mayoría simple (50%+1).
   • Derecho a Voto: Solo los miembros de la directiva presentes en la reunión tienen derecho a voto.

4. Transparencia:

   • Actas: Todas las reuniones deben registrarse en actas que serán publicadas en el sitio web.
   • Informes Financieros: Los informes financieros deben ser presentados Semestralmente y estar disponibles para todos los apoderados (en el sitio web).

PROTOCOLO PARA LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LOS APODERADOS

• Participación en Actividades:

  • Rotación por Lista: Las actividades que requieran la participación de los apoderados se asignarán de acuerdo al orden de lista de los estudiantes.
  • Ausencias: En caso de no poder asistir, el apoderado debe buscar un reemplazo y notificar con antelación a la directiva.

• Reuniones Generales:

  • Asistencia: Solo los apoderados presentes en las reuniones tienen derecho a voto en las decisiones.
  • Quórum: Para las decisiones importantes en reuniones generales, se requiere la presencia de al menos el 50% más uno de los apoderados.

• Eventos y Actividades:

  • Planificación: Las actividades se planifican con al menos un mes de antelación.
  • Voluntariado: Se solicitarán voluntarios para la organización de eventos. Si no hay suficientes voluntarios, se asignarán tareas según el orden de lista.
  • Evaluación: Después de cada actividad, se realizará una evaluación para mejorar futuras ejecuciones.

• Comunicación:

  • Canales: Se utilizarán los canales oficiales del colegio (correo electrónico, sitio web, WhatsApp) para todas las comunicaciones.
  • Retroalimentación: Se habilitará un E-Mail de sugerencias (directivasalesianosmacul@gmail.com) para que los apoderados puedan aportar ideas y feedback.

• Responsabilidades:

  • Cumplimiento: Todos los apoderados deben cumplir con las responsabilidades asignadas. El incumplimiento injustificado puede resultar en la pérdida de ciertos privilegios o derechos dentro de la organización.

PROTOCOLO PARA EL CARGO DE TESORERÍA

• Funciones del Tesorero:

  • Recaudación de Fondos: Cobrar las cuotas mensuales y cualquier otro ingreso aprobado por la directiva.
  • Registro de Ingresos y Gastos: Mantener un registro detallado y actualizado de todos los ingresos y gastos.
  • Reporte Financiero: Elaborar informes financieros periódicos para ser presentados a la directiva y a los apoderados.

• Recaudación de Fondos:

  • Cuotas Mensuales: Las cuotas deben ser recolectadas en las reuniones mensuales o mediante transferencias bancarias.
  • Registro de Pagos: Cada pago debe ser registrado, indicando el nombre del apoderado, la fecha y el monto.

• Gestión de Gastos:

  • Autorización de Gastos: Todos los gastos deben ser previamente autorizados por la directiva en reunión formal. La cual quedará documentada en Acta.
  • Comprobantes de Pago: Se deben guardar todos los comprobantes y facturas de los gastos realizados.
  • Límite de Gasto: Se establecerá un límite de gasto mensual, que solo podrá ser excedido con la aprobación de la mayoría de la directiva.

• Transparencia y Comunicación:

  • Informes Mensuales: El o la tesorera debe presentar un informe financiero mensual durante las reuniones de apoderados, detallando ingresos, gastos y saldo actual.
  • Publicación de Informes: Los informes financieros deben ser publicados en el sitio web del Curso  para que todos los apoderados puedan acceder a ellos cuando quieran.
  • Revisión de Cuentas: Al final de cada semestre, se realizará una revisión de cuentas por una comisión de tres apoderados designados por la asamblea.

• Uso del Dinero Recaudado:

  • Prioridades de Gasto: Los fondos recaudados se utilizarán prioritariamente para actividades educativas, materiales escolares y eventos aprobados por la directiva, lo cual debe quedar siempre en Acta.
  • Fondo de Reserva: Se debe mantener un fondo de reserva para imprevistos, equivalente al 10% del presupuesto anual.

• Responsabilidad Compartida:

  • Supervisión de la Directiva: Aunque el tesorero lleva la gestión diaria, toda la directiva es responsable de supervisar el uso de los fondos y asegurar su correcta administración.
  • Decisiones Conjuntas: Cualquier decisión financiera importante debe ser tomada en conjunto por la directiva, con el tesorero proporcionando la información necesaria.

• Auditoría Anual:

  • Comisión de Auditoría: Se formará una comisión de auditoría compuesta por apoderados voluntarios no miembros de la directiva, quienes revisarán las cuentas y el manejo financiero una vez al año.
  • Informe de Auditoría: El resultado de la auditoría será presentado en la primera reunión general del año siguiente y publicado en el sitio web de Curso.